據調查，絕大多數企業(yè)的核心業(yè)務都具有以下共性：周期長、節(jié)點多、產生文件繁雜、需要多個部門或團隊通力合作等。
隨著信息化的加速發(fā)展，企業(yè)日常辦公、業(yè)務運營、資料管理等越來越依賴于信息系統(tǒng)，對于資料數據的可靠性和業(yè)務連續(xù)性要求也越來越高。傳統(tǒng)的文檔管理局限于存檔，早已經無法滿足企業(yè)的過程控制、成果積累及服務體系化的要求。
億方云作為一款團隊高效協(xié)同辦公的工具，為企業(yè)的文件管理和異地辦公等需求痛點提供安全、便利、高效的解決方案。
企業(yè)痛點之一：文件涉及企業(yè)機密，流失泄漏風險巨大
企業(yè)在日常運營中會產生大量文件，其中包含重要客戶信息以及財務數據等，這些文件都是企業(yè)寶貴的數字資產，部分文件內容為企業(yè)核心機密，數量大而且分散在員工的個人電腦、U盤等處。像律師等行業(yè)更具有特殊性，同一個文件可能要經過很多人之手，同一個部門的不同員工對同一文件可能也會有不同操作權限?？傊?，文件缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理，存在損壞、流失和泄漏風險。
解決方案：文件權限統(tǒng)一管理，工作文件安全流轉
億方云提供海量文件存儲空間，實現(xiàn)企業(yè)資料匯總存儲和管理，進行統(tǒng)一歸檔和備份。
支持通過文件/文件夾的基礎搜索功能，還可以自定規(guī)則來高級搜索，方便日后查找資料、分析和利用數據，對企業(yè)的知識和數據不斷進行沉淀和積累。
員工可以先在億方云上建立協(xié)作文件夾，邀請相關同事進入協(xié)作。億方云不僅支持對不同的文件/文件夾設置不同權限，而且權限可具體到任意成員?？梢栽O置七級權限管控，分別為“上傳者”、“預覽者”、“上傳/預覽者”、“查看者”、“查看/上傳者”、“編輯者”、“共同所有者”。可根據用戶職責范圍，快速配置權限，可追溯的操作日志監(jiān)督，滿足企業(yè)多樣化權限管控。
如果是需要對外分享的文件，分享者還可針對文件本身進行密碼、分享期限、訪問及下載權限等設置，所有文件的流轉過程安全、可控。
同時，億方云采用傳輸存儲全鏈路加密，文件上傳下載使用HTTPS傳輸協(xié)議，傳輸過程中對文件本身進行了二次AES CTR 256算法流式分塊加密，為用戶數據做了多達四份加密保存，且數據分布在不同的存儲平臺，杜絕因平臺原因造成的用戶數據丟失。
企業(yè)痛點二：文件多平臺存放傳輸，版本重復混亂
在傳統(tǒng)辦公情景中，員工大多通過微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對方文件的修改進度，反復多次的來回傳輸，辦公效率大大降低，信息同步不及時，版本容易混亂。
解決方案：文件分享標準化，實時無感知同步
企業(yè)使用億方云，可以對“文件獲取與分享”進行標準化和流程化的改造。
在文件獲取方面，員工可以在億方云上發(fā)起文件收集邀請，被邀請人接收到信息后，可以自行將文件上傳到指定的文件夾中，無需傳統(tǒng)的郵件或微信收發(fā)，大大減少文件收集時間。
億方云還可以實現(xiàn)本地文件實時與云端文件同步，意味著員工不再需要把文件從本地復制，再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸的過程，使媒介「網盤」的概念淡化，只有本地和云端的差別。
在文件分享方面，同為億方云用戶的同事們，在平臺上可直接互相分享文件。而分享給外部的案件參與人員時，可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。
而不管是以上哪一種分享方式，對被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會實時無感知同步，被分享的參與人員看到的均會是最新版本。
隨著文件的不斷修改和更新，億方云會自動保存文件的歷史版本和歷史修改記錄，可隨時追溯查看，免費版支持10個歷史版本保留，最多支持 100 個歷史版本保留。歷史版本可實現(xiàn)設為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。
如此一來，在多人合作的場景之下，文件“來回傳輸”的時間就可被大大縮減。
企業(yè)痛點三：多地辦公聯(lián)動周期長，工作效率低
工作中經常遇到與多方合作的情況，項目周期比較長，在各個階段有不同的部門參與，這個過程存在大量的文件的協(xié)作。文件下載查看不方便，意見回復往往不及時。
解決方案：企業(yè)文件隨身而行，移動端全功能支持
億方云移動端實時消息提醒，第一時間獲得新消息提醒，即時加入協(xié)作，重要工作不再錯過，支持語音評論功能，出差途中更便捷，企業(yè)通訊錄方便聯(lián)絡同事。
微信、QQ輕松分享文件，無需下載就可直接訪問，告別消耗流量的手機文件傳送，第三方應用中的文件可以直接保存至億方云。
億方云支持在線訪問和編輯文件，web端Word、Excel、PowerPoint等常用格式文檔無需下載，在線編輯和保存，各終端支持100+種格式完美預覽，PSD、CAD等專業(yè)格式無需轉換，隨時隨地獲取工作資料。
企業(yè)痛點四：出差時文件確認步驟繁瑣
一份重要的紙質文件需要和總部做確認，此時員工又身處在外，看似簡單的“文件確認”工作往往需要經過滿大街找打印店、掃描紙質文件、轉成電子文件、U盤拷貝文件、發(fā)送總部、總部審閱、蓋章后回傳等眾多繁瑣步驟才能完成最終確認。
解決方案：移動端文檔掃描與打印
通過億方云的文檔掃描功能，員工哪怕是出差在外，也可使用移動端掃描識別文檔、合同等資料, 將各類紙質文檔快速轉換為PDF文檔。同時，掃描后的文檔將被自動進行文檔邊角識別和視覺上的優(yōu)化處理，用戶也可根據需要手動調整文檔，進行邊角優(yōu)化、還原處理、旋轉、刪除等操作。優(yōu)化完成后，員工即可將PDF文檔實時上傳到億方云，并@總部相關人員及時確認。
同時，為給出差在外的員工提供更多便利，億方云移動端預覽頁面還設有“打印”入口。在手機和打印機處于同一局域網的前提下，凡是支持預覽、未開啟本地加密且用戶擁有下載權限的文件，用戶均可通過手機直接進行打印操作。紙質合同便可通過手機端直接進行打印，省去了合同來回傳真的繁瑣操作，客戶間合同溝通及合作進程絲毫不受影響。
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隨著市場競爭越來越激烈，企業(yè)對于縮短項目周期、管理規(guī)范化和標準化、控制成本與質量等要求越來越高。管理好海量的文檔資料，解決文件存儲分散、文件丟失、信息檢索困難、信息共享滯后等難題，對于企業(yè)提升管理效率具有重要作用，而數據的沉淀和積累也將在未來幫助企業(yè)應對大數據時代的機遇和挑戰(zhàn)。
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