8Manage：新冠肺炎大流行期間及之后更需要遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理

過(guò)去,具備遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理能力的企業(yè)更擅長(zhǎng)跨地域擴(kuò)展其業(yè)務(wù)和運(yùn)營(yíng)。但新冠肺炎疫情發(fā)生后,與那些沒(méi)有遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理能力的企業(yè)相比,具備這項(xiàng)能力的企業(yè)在全球市場(chǎng)和本地市場(chǎng)中具有明顯的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

這場(chǎng)疫情,刺激了遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理的需求,甚至是本地項(xiàng)目的需求。那么,遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理是一時(shí)的風(fēng)潮,還是一種提振效益的長(zhǎng)期戰(zhàn)略?

深耕項(xiàng)目管理領(lǐng)域多年的8Manage認(rèn)為,遠(yuǎn)程辦公能夠跨越時(shí)間和空間的限制,加強(qiáng)員工與企業(yè)組織之間的連接,提升企業(yè)的協(xié)同辦公效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)降本增效的目的。當(dāng)前企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理思維,創(chuàng)新管理模式,充分認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)程辦公的價(jià)值,積極推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理與日常面對(duì)面會(huì)議項(xiàng)目之間主要的區(qū)別是什么?

經(jīng)常性面對(duì)面開(kāi)會(huì)比遠(yuǎn)程開(kāi)會(huì)更容易識(shí)別謊言,更能敦促員工保持誠(chéng)實(shí)。如果項(xiàng)目只需要管理不會(huì)說(shuō)謊的機(jī)器人或機(jī)器,那么遠(yuǎn)程管理項(xiàng)目和面對(duì)面管理項(xiàng)目沒(méi)有多大區(qū)別。

如果遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理不當(dāng),通常會(huì)造成什么后果?

遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)力重大下降。即便是最敬業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員,有時(shí)也會(huì)注意力不集中,難以堅(jiān)持完成任務(wù),盡管他們對(duì)項(xiàng)目非常投入。對(duì)于注意力不集中的項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員來(lái)說(shuō),這個(gè)項(xiàng)目可能成為一場(chǎng)災(zāi)難。

如何解決遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理遇到的難題?

最重要的是保持項(xiàng)目數(shù)據(jù)真實(shí)性及完整性。

要做到這點(diǎn),可使用具備該功能的遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件——8Manage PM,它通過(guò)獨(dú)特的實(shí)時(shí)交易型的事務(wù)處理技術(shù),保持項(xiàng)目數(shù)據(jù)的完整性,克制人的不誠(chéng)實(shí)。這類軟件通常有以下特征:

1、項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行合二為一

如果項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目執(zhí)行不合二為一,就容易產(chǎn)生很多不必要的復(fù)雜問(wèn)題(如下面所提到的那些),并且需要花費(fèi)不少的人力物力去應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題,以維持項(xiàng)目計(jì)劃的有效性與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的協(xié)作。

—必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都即時(shí)更新項(xiàng)目中已更改的日期及其可交付成果的依賴

—必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能按要求將可交付成果提交給上級(jí)評(píng)審

—必須確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都及時(shí)評(píng)審需要其評(píng)審的可交付成果

當(dāng)現(xiàn)實(shí)與計(jì)劃有少許不相符的情況下,是可以追蹤到其緣由的。但當(dāng)一些靠不住的依賴建立在其他靠不住的依賴之上時(shí),就會(huì)極其混亂,根本沒(méi)法追蹤到緣由。

項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目執(zhí)行脫節(jié)的另一癥狀是一個(gè)計(jì)劃存在多個(gè)版本,造成混亂及責(zé)任不清晰,難以問(wèn)責(zé)。 當(dāng)大部分現(xiàn)實(shí)與計(jì)劃不相符追蹤不到緣由,即使有小部分現(xiàn)實(shí)與計(jì)劃偏離能追蹤到緣由, 也沒(méi)法有效地問(wèn)責(zé),那么項(xiàng)目的失敗是必然的。

借助8Manage PM遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件,項(xiàng)目的計(jì)劃與執(zhí)行總能合二為一。項(xiàng)目成員可以隨時(shí)查看項(xiàng)目基線或先前保存的任一狀態(tài)的計(jì)劃與執(zhí)行情況。項(xiàng)目有且只有一個(gè)版本的計(jì)劃(即一個(gè)版本的事實(shí)),當(dāng)前計(jì)劃總是反映項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)最新的工作進(jìn)度與可交付成果情況。

2、責(zé)任劃分與工作交付清楚明確

將負(fù)責(zé)人的名字寫(xiě)在項(xiàng)目活動(dòng)旁邊,并不等于有效的承諾。支持項(xiàng)目數(shù)據(jù)真實(shí)性及完整性管理的項(xiàng)目管理工具可以確保任務(wù)和承諾的清晰。

當(dāng)承諾影響其他參與方的工作或可交付成果時(shí),8Manage PM遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件將實(shí)時(shí)通知所有受影響的參與方。

可交付成果的清晰與明確性(如可交付成果被接受或不被接受),會(huì)在很大程度上影響團(tuán)隊(duì)對(duì)其承諾的責(zé)任心。最終項(xiàng)目可交付成果變?cè)愀?往往是中間的可交付成果沒(méi)法進(jìn)行度量所致。

而8Manage PM遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件將在整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃和執(zhí)行過(guò)程中貫徹四眼原則(maker-checker 4-eye principle),保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整和真實(shí),防止人為作偽。

承諾管理是8Manage系統(tǒng)中的核心要素,能夠使承諾人明確自己的責(zé)任。承諾管理的后果歷史記錄,可以使項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)不同干系人的承諾完成情況進(jìn)行追蹤監(jiān)管,對(duì)他們的工作能力和完成情況進(jìn)行判斷,是分配項(xiàng)目責(zé)任的有力依據(jù)。

這種方式可讓責(zé)任及承諾得到適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)。當(dāng)有人更改其承諾時(shí),8Manage會(huì)通知其他相關(guān)人員。

3、資源與依賴清晰明確

支持項(xiàng)目數(shù)據(jù)真實(shí)性及完整性管理的8Manage PM遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件通過(guò)以下方式幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員管理復(fù)雜的項(xiàng)目:

a) 使資源與可交付成果的依賴盡可能明確

b) 自動(dòng)跟蹤間接依賴

c) 自動(dòng)監(jiān)測(cè)靠不住的依賴并在需要時(shí)警告相關(guān)人員(如:一個(gè)逾期完成的可交付成果會(huì)導(dǎo)致其他可交付成果也逾期)

資源共享與依賴會(huì)在很大程度上增加遠(yuǎn)程項(xiàng)目的復(fù)雜性。但基于經(jīng)濟(jì)方面的考慮,以及由于某些特別資源的匱乏,同一資源有時(shí)會(huì)被多個(gè)項(xiàng)目共享。

而在依賴方面,由于項(xiàng)目的工作分解,使得幾乎每個(gè)項(xiàng)目都無(wú)法避免活動(dòng)之間或可交付成果之間存在很多的依賴關(guān)系。因此,你需要更強(qiáng)大的遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件來(lái)管理復(fù)雜的項(xiàng)目。

在8Manage PM,你可以用活動(dòng)之間的依賴關(guān)系或可交付成果依賴來(lái)決定項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃,單個(gè)活動(dòng)可以存在兩種依賴關(guān)系。系統(tǒng)能檢測(cè)出有風(fēng)險(xiǎn)的依賴,對(duì)被依賴數(shù)量最多和次多的負(fù)責(zé)人發(fā)出警示。

同時(shí),8Manage PM能幫助你了解實(shí)時(shí)的資源狀態(tài)信息,支持跨部門、跨站點(diǎn)、跨項(xiàng)目的資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率,以防資源申請(qǐng)者輕易夸大資源的需求。這樣做也會(huì)使資源申請(qǐng)者更努力地去估計(jì)真正的資源需求及時(shí)間。

除了能幫助用戶恰當(dāng)分配資源時(shí)間之外,8Manage還能檢測(cè)到資源技能與需求之間的差距,讓資源與需求更加匹配。

遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理最大的挑戰(zhàn)在于管理,包括信息管理、人員管理、資源管理、計(jì)劃管理等等,因此需要有專業(yè)的遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件輔助業(yè)務(wù)開(kāi)展。

支持項(xiàng)目數(shù)據(jù)真實(shí)性及完整性的8Manage PM遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理軟件,能極大提高信息的準(zhǔn)確率和傳遞效率,增加項(xiàng)目績(jī)效的透明度和項(xiàng)目人員的責(zé)任心。

從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看,具備遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理能力的企業(yè)更有利于在不確定風(fēng)險(xiǎn)中活下來(lái),獲得持久生命力。

生成海報(bào)

免責(zé)聲明：本網(wǎng)站內(nèi)容主要來(lái)自原創(chuàng)、合作伙伴供稿和第三方自媒體作者投稿，凡在本網(wǎng)站出現(xiàn)的信息，均僅供參考。本網(wǎng)站將盡力確保所提供信息的準(zhǔn)確性及可靠性，但不保證有關(guān)資料的準(zhǔn)確性及可靠性，讀者在使用前請(qǐng)進(jìn)一步核實(shí)，并對(duì)任何自主決定的行為負(fù)責(zé)。本網(wǎng)站對(duì)有關(guān)資料所引致的錯(cuò)誤、不確或遺漏，概不負(fù)任何法律責(zé)任。任何單位或個(gè)人認(rèn)為本網(wǎng)站中的網(wǎng)頁(yè)或鏈接內(nèi)容可能涉嫌侵犯其知識(shí)產(chǎn)權(quán)或存在不實(shí)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)及時(shí)向本網(wǎng)站提出書(shū)面權(quán)利通知或不實(shí)情況說(shuō)明，并提供身份證明、權(quán)屬證明及詳細(xì)侵權(quán)或不實(shí)情況證明。本網(wǎng)站在收到上述法律文件后，將會(huì)依法盡快聯(lián)系相關(guān)文章源頭核實(shí)，溝通刪除相關(guān)內(nèi)容或斷開(kāi)相關(guān)鏈接。