“通過財務共享服務中心建設，人民同泰實現了管理提升和效率提升;通過數字化手段，公司將數據整合、業(yè)務整合、業(yè)務規(guī)范形成了管理閉環(huán)，讓財務共享由單純的業(yè)務處理服務一線擴展至提供流程優(yōu)化與整合，推動業(yè)務端流程整合與提升，從而發(fā)揮驅動企業(yè)整體轉型升級的引擎作用。未來，人民同泰將與金蝶展開更深入的合作，全面實現數字化管理轉型!”
哈藥集團有限公司在中國醫(yī)藥界具有舉足輕重的作用，同時也是中國醫(yī)藥行業(yè)第一家上市公司，僅“哈藥”品牌價值就達262.16億，曾獲得“全國制藥工業(yè)百強企業(yè)”、“中國醫(yī)藥十大領軍品牌企業(yè)”等多項榮譽。人民同泰是該集團旗下兩家上市公司之一，公司由哈藥集團三精制藥股份有限公司更名而來，現有哈藥集團醫(yī)藥有限公司和哈藥集團三精醫(yī)院投資管理有限公司兩家全資子公司，主營醫(yī)藥批發(fā)和零售業(yè)務，是國內知名的藥品流通企業(yè)。
經過多年發(fā)展，人民同泰已形成多業(yè)態(tài)發(fā)展模式，截止2021年末，企業(yè)規(guī)模約3200人，年營收為93.15億元，醫(yī)藥連鎖直營門店數量372家，其下屬藥品批發(fā)企業(yè)與黑龍江省內1000多家醫(yī)療機構、1900多家第三終端以及近900家商業(yè)客戶開展緊密合作，共有銷售網點5000多家。目前，三級以上醫(yī)院的市場覆蓋率100%，二級以上醫(yī)院的市場覆蓋率達100%。此外，公司擁有黑龍江省首家現代化藥品物流配送中心，儲存能力41萬件，年吞吐能力493.4萬件。
然而，在疫情的持續(xù)蔓延下，需求側在不斷升級，國家陸續(xù)出臺了多項醫(yī)改政策，醫(yī)藥行業(yè)的監(jiān)管力度也在逐步加強，傳統(tǒng)的運作方式受到一定制約，醫(yī)藥企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。此外，隨著人民同泰的業(yè)務量逐年增加，業(yè)務復雜度不斷加劇，多業(yè)態(tài)管理跨度大，多管控節(jié)點管理幅度深，集團各業(yè)務板塊和分、子公司之間尚未形成整體的業(yè)務協(xié)同，各管理系統(tǒng)存在功能未關聯(lián)互助，信息未共享，信息與業(yè)務流程及應用相互脫節(jié)的情況。這導致流程在多個系統(tǒng)中反復錄入、校驗、審核，財務日常核算耗費精力大，用人成本攀升，不僅降低了整體流通效率，也加大了監(jiān)控風險。因此，優(yōu)化整合業(yè)務流程，提高運營能力，強化分、子公司的管控力度成為人民同泰財務管理亟需解決的問題。
為此，人民同泰結合公司中長期遠景規(guī)劃和發(fā)展的新要求，迅速開展以“數據打通、能力共享、業(yè)務賦能”為主要內容的“業(yè)財一體化平臺”管理體系建設。
哈藥集團人民同泰“業(yè)財一體化平臺”項目整體規(guī)劃藍圖
01
搭建財務生態(tài)平臺
實現業(yè)財一體化建設
傳統(tǒng)的財務視角分析是以科目為核心，因為集團龐大，口徑復雜、異構業(yè)務系統(tǒng)多，業(yè)務原始數據傳遞到財務憑證的過程中會丟失大量原始業(yè)務細節(jié)，造成財務數據的顆粒度往往比較粗，無法精準還原到業(yè)務端。而業(yè)財一體化能在企業(yè)原有信息系統(tǒng)的基礎上，利用數據技術構建場景化應用，通過金蝶云·星瀚獨特的“會計事件”、“智能會計引擎”等財務中臺能力，幫助企業(yè)實現從財務到業(yè)務價值鏈條的數據智能一體化，原汁原味沉淀到“業(yè)財數據中臺”，然后對企業(yè)全景數據進行捕捉、計算、分析、預測，再把所有的業(yè)務數據顆粒度細化到每個業(yè)務場景，從而賦能經營管理決策，實現企業(yè)精細化管理。
根據人民同泰的財務管理痛點，金蝶云·星瀚為其定制化搭建了財務生態(tài)平臺，實現了“業(yè)財一體化”建設。項目分兩個階段進行，第一階段主要圍繞“核心業(yè)務、集成共享”展開，第二階段旨在實現“財務管控、支撐決策”。按照既定規(guī)劃，金蝶云·星瀚先后完成財務共享、財務核算、資金管理、資產管理、費用管理、主數據管理、報表及合并、合同管理、預算管理、稅務管理、物流集成等多項任務，最終實現47個組織全部完成核算、報表、合并共享;46個組織完成費用、資產、資金共享;31個組織完成業(yè)財一體化建設，并通過金蝶云·星瀚的可組裝能力，集成公司現有的雨人連鎖、批發(fā)系統(tǒng)、倉庫管理系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)等多個異構系統(tǒng)，提升了連鎖零售、批發(fā)、物流、醫(yī)療多業(yè)態(tài)運營管控能力，實現歷史遺留系統(tǒng)的漸進式升級換代，并通過構建大數據應用云平臺，實現數字化決策與運營，業(yè)務處理效率提高37%，每月處理10萬+業(yè)務單據，從而助力成就“數字化人民同泰”。
人民同泰“業(yè)財一體化平臺”項目階段性建設內容
02
優(yōu)化整合10大關鍵流程
推動財務向價值創(chuàng)造轉型
在與人民同泰深入溝通和探討后，金蝶云·星瀚業(yè)財一體化平臺打通了10大關鍵流程，包括：
關鍵流程1：打通批發(fā)銷售到收款(B2B)。實現了批發(fā)銷售業(yè)務、財務一體化，銷售出庫作為收入確認時點，銷售回款與銀行流水完全關聯(lián)，滿足了復雜的回款認領場景;
關鍵流程2：打通零售銷售到收款(B2C)。實現了按日確認收入成本，按日零售回款入賬，適應了零售各種入賬方案;
關鍵流程3：打通采購到付款(B2B)。實現了采購業(yè)務財務一體化，不僅識別發(fā)票、收票匹配入庫，實現訂單號、入庫單號與銷售發(fā)票三單匹配，聯(lián)查收票單與發(fā)票影像，移動審批付款申請并通過銀企直連支付，業(yè)務可聯(lián)查電子回單，支持供應商退款和墊付收支流程，票據信息在推送雨人系統(tǒng)后可采購認票，支持多個付款單使用一張票據背書;
關鍵流程4：打通費用/資產報賬全流程。資產管理同時滿足了使用權資產與固定資產的管理業(yè)務場景，資產采購與費用報銷聯(lián)動，審批通過銀企直連付款，費用報銷實現了OCR識別發(fā)票查重驗真及移動審批，同時受預算、額度和合同執(zhí)行控制，實現了電子檔案管理及多維度管控;
關鍵流程5：打通資金管理全流程。付款業(yè)務覆蓋了主動和被動付款，支撐費用報銷、采購付款、財務報賬付款、三方劃扣等業(yè)務。此外，收款業(yè)務支撐按規(guī)則入賬、收款認領，上劃下?lián)軉⒂米詣雍褪謩觾煞N模式，票據業(yè)務覆蓋了收票、背書、貼現、托收，開票、解付等場景，實現了與采購付款和銷售收款結合，并支持收款認領。目前，銀企直連已開通6(中行、興業(yè)、浦發(fā)、工行、招行、民生)家銀行，電子回單支持5家銀行;
關鍵流程6：打通核算與合并。在該流程中，智能核算平臺現在能按照憑證模板和觸發(fā)條件自動生成憑證，自動化率達到95%以上?；趹{證數據計算報表，能保證賬表一致性，還能自動完成合并對賬抵消，大大提升了合并效率，減少了表間勾稽校驗中的人工審核工作;
關鍵流程7：打通合同管理。經營和非營業(yè)合同可以統(tǒng)一傳遞到業(yè)財平臺，進行履約管控，提高了效率，還可以直接展現外部系統(tǒng)傳遞來的數據，減少了重復工作，實現了對合同收付款進行全流程管理;
關鍵流程8：打通稅務管理。在費用報銷和應付管理的基礎上，現在可以生成準確無誤的待抵扣進項發(fā)票清單，還能自動勾選認證進項發(fā)票并設定認證規(guī)則和期限管理，實現了自動化和系統(tǒng)化納稅申報，提高了納稅的申報效率;
關鍵流程9：打通預算管理。流程打通后，系統(tǒng)可以將預算編制從線下excel移至線上系統(tǒng)，并通過上傳下達任務，重新定義預算管理員的工作內容，實現了過程有效監(jiān)控。此外，還實現了自定義分析方案，并支持多維度分析，便于追溯問題根源，同時建立了靈活的預算管控體系，真正實現了與業(yè)務聯(lián)動。它還可以實時監(jiān)控實際數據，并根據戰(zhàn)略目標及時調整;
關鍵流程10：打通數據分析。新的流程體系可以集中業(yè)財平臺的數據信息，形成完整的數據分析體系，并根據不同的場景，將數據報表轉化為圖表，以便進行鉆取查詢，還可以建立領導決策平臺，方便一站式了解企業(yè)全貌。
人民同泰業(yè)財一體化平臺創(chuàng)建完成后，上線半年后效果顯著，多項數據實現突破：
·工作流13萬+：業(yè)務審批85%以上在移動端完成，平均處理時長不到2天;
·共享任務12萬+：業(yè)財聯(lián)動、共享創(chuàng)效;
·交易流水11萬+：銀企直連，收付提速;
·查驗發(fā)票16萬+：以每張30秒測算，節(jié)約人工1370小時。
03
新技術：基于規(guī)則+算法的超級自動化
業(yè)務效率提升37%，憑證自動化率達95%
人民同泰的管理層充分意識到公司業(yè)務和業(yè)態(tài)眾多、復雜度高，內部管理流程長、數據不通暢，而流程與系統(tǒng)優(yōu)化是一個不斷更新的工作。為此，人民同泰在共享中心專門成立了系統(tǒng)支持與運營小組，負責流程管理與優(yōu)化。
此外，人民同泰共享中心還采用了RPA機器人、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術，為流程效率提升提供了更多空間，幫助財務在轉型過程中降低成本，實現了端到端的整合，提升了業(yè)務體驗，推動財務由核算型向價值創(chuàng)造型轉變。
財務共享服務平臺打破了單據傳遞、核對、處理壁壘，服務效率提升了37%，實現了人、貨、場數據協(xié)同，還通過一系列流程優(yōu)化與系統(tǒng)創(chuàng)新，實現了業(yè)務流程透明、進度透明、細節(jié)可控，從而強化了業(yè)務板塊和分、子公司之間的業(yè)務協(xié)作和管控。
“以前流程總是割裂的，所以我們根據不同的業(yè)務場景進行全面梳理?，F在，管理職能重疊、中間層次多、流程不閉環(huán)的問題得到極大改善，”運營組如釋重負地評價道。
04
大數據：深度挖掘與分析經營數據支撐業(yè)務開展和科學決策
大數據不僅意味著海量、多樣、迅捷的數據處理，更是一種顛覆的思維方式，一項智能的基礎設施，一場創(chuàng)新的技術變革。人民同泰深知大數據的重要性，于是采用了一系列自動化操作，旨在快速形成財務和管理報表，并以圖標化形式展現各項管理指標。通過這些指標，業(yè)務人員和管理層能詳細地了解業(yè)務開展情況，并采取相應的處理措施，為決策層了解企業(yè)實時經營狀況及做出科學制定決策提供極大便利。
從成果上來看，人民同泰在金蝶云·星瀚財務共享服務平臺的助力下，憑證自動轉化率提升了2倍，由原有的45%提升至90%;而報銷流程時間則從15天減少到4.1天。此外，通過一系列流程優(yōu)化與系統(tǒng)創(chuàng)新，實現了供、銷、存管理的端到端線上流轉，支持公司全部業(yè)務的線上審批和全流程信息共享，還支持數據追溯，并對公司主數據進行統(tǒng)一管理，從而助力業(yè)財一體化實現標準化、規(guī)范化和高效化管理，為業(yè)務支持和決策支撐提供360度的可視化數據分析。
該項目的順利實施助力人民同泰完成了多項革新，在數據共享方面，打通了橫向產業(yè)鏈板塊之間的數據，解決了原本的“分、散、雜”的情況，完成了向“互聯(lián)互通、實時共享和集中管理”的轉變;在業(yè)務協(xié)同方面，其業(yè)務流程由原來的“獨立、平行”轉變?yōu)?ldquo;板塊協(xié)同，業(yè)務財務一體化”;在決策支持方面，實現了從信息匯總分析到大數據支撐，決策層可以更清晰地根據報表和分析制定科學決策;在數字化轉型方面，重構了運營管控能力，通過搭建財務共享平臺打破業(yè)務壁壘，實現數據共享、流程重組及業(yè)務協(xié)同。
“以前處理一筆業(yè)務，需要多個系統(tǒng)重復錄入、審批、反復核對，效率低、工作量大、人員成本居高不下?，F在，流程終于順了，再也不用牽就系統(tǒng)反復錄入了，數據全還準，流程快許多，”這是所有一線員工的心聲。
在新的市場格局下，人民同泰秉持“新觀念、新思路、新形象、新發(fā)展”的四新戰(zhàn)略，于變局中開新局，通過“業(yè)財一體化平臺”實現轉型升級和跨越式增長，不僅順應了國家陸續(xù)出臺的多項醫(yī)改政策，還突破了醫(yī)藥企業(yè)傳統(tǒng)的財務運作和管理方式，為醫(yī)藥流通行業(yè)打破業(yè)務與財務之間的壁壘提供了“成功范本”，進一步賦能整個醫(yī)藥流通行業(yè)朝數智化方向發(fā)展。
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